Billable Hours richtig erfassen: von der Zeiterfassung bis zur Rechnung
Ein praxiserprobter Ablauf, der verhindert, dass Zeiten verloren gehen oder später in der Abrechnung Streit auslösen.
1) Zielbild: Was „billable“ in eurer Agentur bedeutet
Definiert früh, welche Zeitarten abrechenbar sind, wann sie abgerechnet werden dürfen und wie Ausnahmen behandelt werden (z. B. interne QA, Kunden-Feedback, Blocker durch Abhängigkeiten). Je klarer die Regeln, desto weniger muss später „diskutiert“ werden.
Praktisch funktioniert ein kurzes Schema: Tätigkeit, Leistungsposition, Abrechnungslogik, Eingrenzung.
2) Zeiterfassung, die im Alltag funktioniert
- 1 Tagesnahe Eingabe: Erfasst am besten täglich. Das reduziert Nachfragen und macht Abweichungen früh sichtbar.
- 2 Minimaler Pflichtumfang: Pro Eintrag genügen klare Pflichtfelder, z. B. Datum, Projekt, Tätigkeit/Leistungsposition, Dauer, kurze Notiz.
- 3 Sinnvolle Granularität: Erfasst so fein wie nötig, so grob wie möglich. Wenn zu viele Kategorien entstehen, wird das Tool zur Pflichtübung.
3) Aus Leistungspositionen werden verständliche Abrechnungen
Der Schlüssel liegt in konsistenten Leistungspositionen. Jede Position sollte eine klare Tätigkeit beschreiben und eine nachvollziehbare Ableitung von Zeit in Geld erlauben.
Wenn ihr Stundensätze nutzt, stimmt die Zuordnung: Rolle oder Seniorität, jeweiliger Satz, und ob es Zuschläge für bestimmte Arbeitsarten gibt.
4) Qualitätscheck vor der Rechnung
Stimmigkeitsprüfung
- • Fehlt eine Zeit? Dann nachträgliche Bestätigung einholen.
- • Stimmen Projekt/Leistungsposition? Sonst Zuordnung korrigieren.
- • Sind Notizen ausreichend, um den Kontext zu belegen?
Vertrags- und Abrechnungslogik
- • Einheit passt zum Vertrag, z. B. Stunden oder Pauschale.
- • Teilleistungen werden korrekt zusammengeführt.
- • Rabatte/Deckelungen werden regelbasiert berücksichtigt.
5) Rechnung schreiben, ohne Überraschungen
Eine gute Rechnung erklärt sich selbst: Leistungspositionen klar benennen, die relevanten Zeiträume sauber abgrenzen und die Summen nachvollziehbar machen. Wo es Spielraum gibt, macht ihr ihn sichtbar.
Wenn ihr Leistungspositionen systematisch pflegt, entsteht wiederverwendbares Rechnungs-„Material“ für künftige Abrechnungen. Genau das spart Zeit, statt sie nur zu verschieben.
Kurz-Checkliste für die nächste Abrechnung
- 1. Regeln für „billable“ dokumentiert und im Team geklärt.
- 2. Zeiteinträge täglich eingegeben, Pflichtfelder minimal gehalten.
- 3. Zeitarten und Leistungspositionen konsistent zugeordnet.
- 4. Qualitätscheck vor Rechnung, fehlende Einträge aktiv schließen.
- 5. Rechnung mit klarer Logik, nachvollziehbaren Summen, sauberen Zeiträumen.
Wenn ihr wollt, könnt ihr als Nächstes euren Prozess mit konkreten Preis- und Strukturregeln schärfen, damit Umsatz und Aufwand enger zusammenpassen.